Recenze poskytovatelů virtuálních datových místností - Virtual Data Rooms

Virtuální obchodní místnosti jsou nyní široce rozšířeny v mnoha průmyslových odvětvích díky řešením, která do podnikání přinášejí. Vylepšené zabezpečení, spolehlivá a užitečná podpora, dostatek prostoru pro ukládání velkého množství dat a další.

Ale ačkoli jsou všichni poskytovatelé služeb virtuálních datových místností ve své oblasti odbornosti dost podobní, všichni se liší v sadě funkcí, které poskytují, a v některých dalších aspektech.. 

A to je přesně důvod, proč byly vytvořeny webové stránky poskytovatelů datových místností – abychom vám pomohli vybrat nejlepší software pro datové místnosti pro vaše potřeby a lépe porozumět celému konceptu VDR.

Rozsah údajů, které poskytujeme, zahrnuje (ale není omezen na):

● Podrobný průvodce výběrem zabezpečené virtuální datové místnosti pro vaši firmu

● Vyčerpávající přehled funkcí a cen přibližně 35 prodejců

● Pořadí 10 největších lídrů v oboru

● Průvodce due diligence

● Profesionální blog, kde odborníci sdílejí své myšlenky

● Komplexní sekce FAQ se všemi zodpovězenými oblíbenými otázkami 

Sečteno a podtrženo, Dataroom-providers.org vám dokonale pomůže při prvním seznámení s online službami datové místnosti. 

Jak vybrat software pro datovou místnost: Průvodce výběrem

I když hledání správného VDR (Virtual Data Room) zabere spoustu času a úsilí, tento proces nemusí být nutně těžký, zvláště pokud budete postupovat podle našeho průvodce výběrem řešení pro virtuální datové místnosti.

Identifikace vašeho cíle hraje významnou roli při výběru toho, které z řešení virtuální datové místnosti je pro vaši firmu nejlepší. Jakmile je váš záměr jasný, můžete přejít ke konkrétním krokům výběru kompetentního poskytovatele VDR pro vaše potřeby.

Co je třeba zvážit při výběru poskytovatele datové místnosti?

Na současném trhu existuje mnoho společností zabývajících se virtuálními datovými místnostmi. Chcete-li úspěšně porovnat dostupné možnosti a vybrat nejlepší software pro datovou místnost pro váš případ, musíte se zaměřit na několik odlišných kritérií a položit si ty správné otázky. 

Přítomnost na trhu a zkušenosti

Poskytovatelé online datových místností s desítkami let zkušeností mají určitý vliv na ty, kteří vznikli v posledních letech. Prozkoumáním historie několika poskytovatelů služeb virtuálních datových místností můžete získat důkaz legitimity a důvěryhodnosti, schopnosti přizpůsobit se různým tržním podmínkám a neustálým inovacím.

Otázky k položení:

•  Jak dlouho působíte jako poskytovatel softwaru pro virtuální datové místnosti?
•  Získali jste během svého působení nějaká ocenění nebo uznání na úrovni odvětví?
•  Jak se vaše společnost změnila od okamžiku založení?

Odbornost ve vašem výklenku 

I když podnikání s virtuálními datovými místnostmi existuje již 20 let, nepřinesou vám velkou hodnotu, pokud nikdy nepracovali s případy podobnými tomu vašemu. Věnujte pozornost velikosti společností, odvětvím a typům projektů, se kterými se různí poskytovatelé služeb VDR obvykle zabývají. 

Otázky k položení:

•  Která odvětví nejvíce těží z vašich služeb VDR?
•  Které společnosti podobné té mojí využívaly vaši digitální datovou místnost?
•  Existují příklady případových studií, jak stávající klienti těží z vašeho řešení?
•  Budete moci upravit své služby virtuálních datových místností, pokud moje společnost změní odvětví, rozroste se nebo se sníží ze současné velikosti?

Soulad se zabezpečením

Nejlepší poskytovatelé datových místností mají tendenci být transparentní, pokud jde o jejich přístup k úschově dat, což usnadňuje srovnání. Vaším úkolem je vyhodnotit úroveň zabezpečení ze dvou hledisek: hardwaru a softwaru.

Hardware	Software
Globální dodavatelé virtuálních datových místností mají obvykle několik strategicky umístěných serverových zařízení, která dodržují přísná nařízení a podstupují neustálé audity třetích stran.	Softwarový aspekt služeb online datových místností se točí kolem protokolů a funkcí spojených se zpracováním citlivých dat, jako je šifrování.

Otázky k položení:

•  Jaká jsou umístění vašich datových serverů a kdo je spravuje?
•  Kdo a jak často provádí bezpečnostní audity vašich řešení virtuálních datových místností?
•  Jak relevantní jsou vaše aktuální bezpečnostní certifikace a shody?
•  Jakou úroveň kontroly budu mít nad nastavením zabezpečení virtuální datové místnosti?
•  Dobu provozuschopnosti zaručuje vaše smlouva SLA?

Funkce nasazení

Zajistěte, aby se datová místnost, kterou používáte, mohla úspěšně přizpůsobit různým zařízením a platformám. Standardní možnosti nasazení jsou webový přístup/přístup SaaS, desktopové aplikace pro Windows, Mac nebo Linux a aplikace pro chytré telefony pro iOS a/nebo Android. A čím více možností je k dispozici, tím lépe.

Otázky k položení:

•  Které operační systémy a zařízení mohu použít pro přístup do své datové místnosti?
•  Jaké jsou funkční rozdíly mezi plnohodnotným zážitkem a verzí pro smartphone?
•  Je úroveň zabezpečení stejná u všech přístupů?

Cenová politika

Bez ohledu na cenový přístup různých poskytovatelů virtuálních datových místností musíte mít jasnou představu o maximální návratnosti investic. Konkrétní hodnota různých řešení VDR závisí na vašem odvětví a typu projektu. Například poskytovatelé fúzí a akvizic si mohou účtovat více než jiní kvůli povaze transakcí s vysokým podílem a velmi specifickým bezpečnostním požadavkům. 

Otázky k položení:

•  Jak vypočítáte náklady na své elektronické datové místnosti?
•  Jaká je frekvence plateb a dostanu zvýhodněnou dlouhodobou sazbu?
•  Existuje možnost přepínat mezi platebními plány (pokud existuje)?
•  Nabízíte bezplatné zkušební období virtuální datové místnosti? Pokud ano, jak je to dlouhé a jaké funkce jsou zahrnuty?

Technická podpora

Nejlepší poskytovatelé virtuálních datových místností svým uživatelům vždy nabízejí 24/7/365 živou reprezentativní podporu. Zajistěte, aby byl tým poskytovatele dostupný prostřednictvím několika kanálů, poskytoval pomoc ve vašem jazyce, odpověděl na jakýkoli dotaz v přiměřeném časovém rámci a nabídl zaškolení vašich spoluhráčů bez ohledu na jejich předchozí zkušenosti s online datovými místnostmi.

Otázky k položení:

•  Jak a v jakém čase mohu kontaktovat tým podpory?
•  Jaká úroveň školení je zahrnuta v ceně, kterou platím, a existuje možnost požádat o další?
•  Pomůže váš tým nastavit moji virtuální datovou místnost?
  

Sady funkcí

Nejlepší způsob, jak porovnat virtuální datové místnosti, je rozdělit hodnocení každého poskytovatele do sekcí. Jakmile si projdete výše popsané aspekty, je čas přiblížit specifické funkce, které mají různé online datové místnosti.

Nejlepší software VDR musí nabízet dostatečné funkce v dalších kategoriích:

•  Zabezpečení dokumentů – konfigurace mechanismů ochrany na úrovni souborů.
•  Zabezpečení přístupu – regulace a sledování úrovně přístupu všech uživatelů.
•  Soulad se zabezpečením virtuální datové místnosti – certifikáty specifické pro dané odvětví.
•  Správa dokumentů – schopnost pracovat s všestrannými formáty souborů a efektivně organizovat datovou místnost.
•  Uživatelský zážitek – obecná intuitivnost a snadné použití platformy.
•  Správa uživatelů – dohled a kontrola činnosti uživatelů.
•  Zákaznická podpora – poskytování včasné pomoci prostřednictvím více kanálů.
•  Rychlost a dostupnost softwaru – celkový výkon digitální datové místnosti.
•  Přizpůsobení datové místnosti – možnost úpravy softwaru virtuální datové místnosti.
•  Q&A – pohodlná a přímočará správa dotazů.

Dále níže budete moci prozkoumat výše uvedené kategorie funkcí podrobněji a objevit konkrétní hodnotu každé funkce. Pro vaše pohodlí je zde shrnutí kontrolního seznamu toho, co hledat při výběru nejlepšího softwaru VDR.

Kontrolní seznam pro porovnání virtuálních datových místností

Zúžte výběr nejlepší datové místnosti a udělejte nejoptimálnější volbu pro váš projekt tím, že zkontrolujete, zda poskytovatel nabízí následující:

•  Alespoň 5 let zkušeností na trhu virtuálních datových místností
•  Významné milníky ve vývoji, jako jsou akvizice, inovace a expanze
•  Schopnost pomáhat společnostem vašeho rozsahu a odvětví
•  Pokročilé zkušenosti s řešením podobných projektů, jako je ten váš
•  Známá jména společností v záznamech předchozích klientů
•  Pohodlné a bezpečné umístění datových center
•  Bezpečnostní audity datových místností prováděné třetími stranami
•  Certifikace a shody požadované ve vašem segmentu
•  Garantovaná dostupnost serveru alespoň 99,5 %
•  Všestranné nasazení, včetně preferované metody
•  Uspokojivá návratnost investic na základě poměru ceny a hodnoty
•  Žádné skryté nebo matoucí poplatky
•  Bezplatné zkušební období služeb VDR po dobu alespoň 14 dnů

•  24/7/365 vícejazyčná podpora s krátkou dobou odezvy
•  Pohodlné kontaktní kanály podpory
•  Bezplatné školení a pomoc s nastavením virtuální datové místnosti
•  Přítomnost nedávné a relevantní zpětné vazby napříč nezávislými platformami
•  Dostupné výpovědi předchozích zákazníků
•  Adekvátní sady funkcí ve všech kategoriích:
  
  •  Zabezpečení dokumentů
  •  Zabezpečení přístupu
  •  Soulad se zabezpečením
  •  Správa dokumentů
  •  Uživatelský zážitek
  •  Správa uživatelů
  •  Zákaznická podpora
  •  Rychlost a dostupnost
  •  Přizpůsobení
  •  Otázky a odpovědi.

Nejúčinnějším způsobem, jak otestovat výše uvedený kontrolní seznam, je bezplatná zkušební verze. Obraťte se na poskytovatele online datových místností z užšího výběru a zjistěte, zda takovou možnost máte. A abychom vám pomohli s výběrem vhodných kandidátů, sestavili jsme podrobného průvodce, který najdete dále.

Nejlepší virtuální datové místnosti pro fúze a akvizice

M&A online datové místnosti jsou v podstatě datové místnosti používané pro fúze a akvizice.

V zásadě jsou všechny společnosti provozující virtuální datové místnosti vhodné pro transakce fúzí a akvizic. Při výběru poskytovatele VDR tedy zvažte potřeby svého podnikání. 

Obecnými požadavky na poskytovatele M&A datových místností jsou bezpečnostní standardy a funkce. Zbytek sady funkcí závisí na velikosti vašeho podnikání a délce transakce M&A.

Velké společnosti vyžadují velmi širokou škálu funkcí pro správu dokumentů, protože pracují s velkými objemy dat. Čím více lidí využívá technologii virtuálních datových místností, tím vyšší je potřeba technické podpory osobního manažera.

Zatímco malým firmám stačí online školení o práci s VDR a základní seznam funkcí správy dokumentů. Pro malé živnostníky je cena datové místnosti důležitější než pro velké korporace. Proto může počáteční cena u některých poskytovatelů začínat od 900 USD měsíčně, což bude pro malé podniky drahé a pro velké podniky docela přijatelné.

Využití virtuálních datových místností

Je zřejmé, že virtuální datové místnosti jsou široce používány v mnoha průmyslových odvětvích a podnicích. Je to nejlepší řešení, když potřebujete spolehlivé úložiště pro bezpečné ukládání vašich citlivých firemních dat a správu významných obchodů. 

Níže jsou však uvedeny nejčastější případy použití datových místností.

M&A

Virtuální datová místnost M&A se většinou používá během procesu due diligence, kdy potenciální kupci kontrolují velké objemy dokumentace. 

Datová místnost pro M&A umožňuje bezpečné sdílení vašich důvěrných informací bez jakýchkoliv možných úniků. 

S implementací softwaru virtuální datové místnosti zvýšíte šance na rychlejší a efektivnější uzavření obchodu. A i když dohoda selže, vaše firemní data zůstanou chráněna a neodhalena.

Firemní úložiště

Software VDR je nejlepším řešením pro ukládání velkého množství podnikových informací bez ohledu na velikost vaší společnosti. Poskytuje správu životního cyklu vaší podnikové dokumentace a umožňuje vám nad tím převzít plnou kontrolu. Můžete ukládat soubory téměř všech formátů: od videí po prezentace a další.

Většina prodejců datových místností navíc nabízí možnost získat zprávy o tom, jak si vaše dokumenty vedou a jaké akce uživatelé provádějí v online obchodovací místnosti. To vám umožní sledovat všechny procesy ve společnosti a včas je zlepšit, když je to potřeba.

Správa nemovitostí

Odvětví nemovitostí vyžaduje sdílení velkého množství dokumentace s potenciálními kupci. 

To je důvod, proč realitní makléři využívají zabezpečenou technologii VDR. Všechny potřebné soubory můžete nahrát do virtuální datové místnosti, aby si je potenciální zákazníci mohli před uzavřením obchodu prohlédnout. Kromě toho funkce elektronického podpisu, kterou většina poskytovatelů virtuálních datových místností nabízí, eliminuje potřebu organizovat četné offline schůzky a urychluje transakce s nemovitostmi.

Počáteční veřejná nabidka (IPO)

Když se rozhodnete vstoupit na veřejnost, musíte být připraveni shromáždit a zveřejnit obrovské množství dokumentace týkající se společnosti. Stejně jako u fúzí a akvizic je to extrémně časově náročný proces. 

Za předpokladu, že k vašim údajům budou mít přístup nejen potenciální investoři, ale také odborníci z jiných třetích stran, jako jsou upisovatelé, jsou bezpečnostní opatření významná. 

Řešením obou problémů jsou služby virtuálních datových místností.

Zvyšování kapitálu

Fundraising je také komplikovaný a náročný proces. Chcete-li přilákat investory a získat finanční prostředky, musíte poskytnout všechny potřebné informace o vašem podniku. 

S nejlepší datovou místností je to snadné díky hladkému nahrávání a přímé správě dat. 

A co víc, due diligence je zjednodušená a vylepšená, protože všichni potenciální investoři mají přístup k vašim souborům odkudkoli na světě prostřednictvím jediného zabezpečeného odkazu. Většina poskytovatelů virtuálních datových místností navíc nabízí sekci Otázky a odpovědi, kde mohou uživatelé klást jakékoli vyvstávající otázky a získat rychlé odpovědi.

Soukromý majetek

Soukromé investiční společnosti potřebují řešení virtuálních datových místností, aby mohly úspěšně a bezpečně ukládat všechny smlouvy o fúzích a akvizicích a také další citlivou dokumentaci. 

Často mají takové společnosti v procesu několik potenciálních obchodů. Proto je důležitý spolehlivý software pro datové místnosti pro správu více projektů současně.

Konkurs a restrukturalizace

Když společnost prochází úpadkem a prochází procesem restrukturalizace projektového řízení, záleží na každém detailu.

A co víc, due diligence je zjednodušená a vylepšená, protože všichni potenciální investoři mají přístup k vašim souborům odkudkoli na světě prostřednictvím jediného zabezpečeného odkazu. Většina poskytovatelů virtuálních datových místností navíc nabízí sekci Otázky a odpovědi, kde mohou uživatelé klást jakékoli vyvstávající otázky a získat rychlé odpovědi

Nejlepší virtuální datové místnosti umožňují ukládat obrovské množství informací na jednom místě. A co víc, vzhledem k tomu, že celý proces zahrnuje strany z různých míst nebo oddělení, je žádoucí vysoká úroveň zabezpečení a efektivní spolupráce. To je to, co virtuální deal roomy také poskytují.

Humanitní vědy

Hlavním zájmem společností moderních biologických věd je úplná bezpečnost jejich důvěrných dat, jako jsou různé výsledky výzkumů a informace o pacientech. 

To je také důvod, proč se rozhodnou pro služby VDR. Virtuální datové místnosti zjednodušují celý vědecký proces díky četným funkcím zabezpečení, nástrojům pro spolupráci a nepřetržitému přístupu. 

Bankovnictví 

Bankovnictví, zejména investiční bankovnictví, je nejčastějším případem použití řešení VDR. 

Banky a další finanční instituce mají vždy k dispozici hromady citlivých informací: od finančních transakcí po obchodní smlouvy. Elektronické datové místnosti nabízejí bezpečné cloudové úložiště pro všechna tato data.

Špičkoví poskytovatelé datových místností také umožňují přímou spolupráci mezi zúčastněnými stranami, snadný přístup kdykoli během dne a vyhrazený tým podpory, který je připraven pomoci v případě potřeby.

Jak se tvoří hodnocení virtuálních datových místností?

Abychom se vypořádali s tímto vzorcem chování na tomto konkrétním webu, shromáždili jsme všechny dostupné informace z otevřených zdrojů, abychom vytvořili základ pro aktuální hodnocení elektronických datových místností. Abychom zajistili konzistentní hodnocení, zavádíme pětihvězdičkové hodnocení založené na průměrném skóre pro každý z ukazatelů:

Níže uvedené hodnocení ukazuje konečný výsledek tohoto hodnocení. Aktualizuje se měsíčně. Hodnocení VDR zahrnuje následující součásti:

Tato stránka představuje nezávislé online hodnocení virtuálních datových místností. Zde jsme shromáždili všechny poskytovatele online datových místností, kteří spolupracují se špičkovými společnostmi po celém světě. Metodologie ratingu je agregovaný průměrný rating. Toto hodnocení jsme vytvořili, protože recenze zveřejněné pouze na jedné webové stránce mohou být zkreslené, protože společnosti často odměňují své zákazníky za to, že zanechali pozitivní recenze virtuálních datových místností.

FAQ

Co je virtuální datová místnost?

Virtuální datová místnost (VDR) je bezpečná online platforma pro ukládání a sdílení důvěrných informací během finančních nebo obchodních transakcí. Obvykle se používá k usnadnění procesu due diligence při M&A transakcích.

Jak vybrat poskytovatele datové místnosti?

Chcete-li vybrat nejlepšího poskytovatele datové místnosti pro vaši firmu, musíte určit rozsah potřeb a funkcí, které jsou pro vaše účely nezbytné. Při výběru poskytovatele virtuální datové místnosti zvažte následující charakteristiky:

● Přítomnost na trhu a zkušenosti

● Odbornost ve vašem výklenku

● Soulad se zabezpečením

● Funkce softwaru pro nasazení

● Cenová politika

● Technická podpora

● Sady funkcí

K čemu slouží virtuální datová místnost?

Virtuální datová místnost se nejčastěji používá pro M&A, Due Diligence, Bezpečné sdílení a ukládání souborů, Správa nemovitostí, Prvotní veřejná nabídka akcií (IPO), Navyšování kapitálu, Private equity, Regulatory Risk Management, Legal Document Management. Virtuální datovou místnost lze použít pro jakékoli odvětví, které vyžaduje zabezpečenou platformu pro sdílení dokumentů a spolupráci na nich. 

Jaké jsou výhody virtuální datové místnosti?

Hlavními výhodami virtuální datové místnosti jsou vysoká úroveň ochrany dat, snadný přístup odkudkoli na světě, úspora času, práce s daty více uživatelů současně, plná kontrola nad uživateli a daty, funkčnost a transparentnost a snižování nákladů.