Co je virtuální datová místnost? Znalostní základna – Data room co to je?

6 minut
1699
data room, virtual data room. vdr, online data room, dataroom

Co je virtuální datová místnost (VDR)? – Data room co to je?

Virtuální datová místnost (VDR), známá také jako virtuální obchodní místnost, je bezpečné online úložiště, které mnoho společností používá k ukládání a sdílení citlivé dokumentace. Uživatelé softwaru VDR mohou snadno sdílet soubory s třetími stranami, jako jsou investoři nebo klienti, v kontrolovaném prostředí. 

  • Online datová místnost, digitální datová místnost, elektronická datová místnost, jsou synonymem pro virtuální datovou místnost.

Elektronická datová místnost eliminuje potřebu fyzického papírování, což snižuje nepořádek a plýtvání. Digitální datová místnost navíc nabízí pokročilé funkce pro správu dokumentů a zabezpečení, které pomáhají zlepšit pracovní tok a zvýšit produktivitu týmu. Online datová místnost poskytuje bezpečný prostor pro lepší spolupráci a komunikaci díky funkcím, jako jsou sekce Q&A a komentáře. V jednací místnosti datové místnosti mohou uživatelé kdykoli požádat o přístup k potřebným dokumentům a získat rychlou odpověď na okamžitá upozornění.

Jak vypadá rozhraní VDR? 

Online datová místnost má snadno ovladatelné rozhraní, které je vhodné pro uživatele s malými nebo žádnými zkušenostmi s používáním datových místností. Obecný řídicí panel poskytuje uživatelům virtuálních obchodních místností přehled o všech souborech a aktivitě uživatelů v rámci VDR. 

Většina poskytovatelů digitálních datových místností má také další školicí a vzdělávací materiály, které novým uživatelům pomohou dozvědět se více o funkcích a navigaci ve virtuální datové místnosti.

Zabezpečení virtuální datové místnosti

Poskytovatelé virtuálních datových místností nabízejí funkce, které zaručují bezpečnost online úložiště a zabezpečení přístupu tím, že dodržují mezinárodní standardy shody. Například většina poskytovatelů má certifikaci ISO 27081, která je považována za přední bezpečnostní certifikaci pro cloudové úložné systémy.

VDR nabízejí bezpečnostní opatření, která prokazují jejich spolehlivost a komplexní přístup k zabezpečeným online dokumentům. Funkce pro bezpečné sdílení dat zahrnují nepřetržité zálohování dat, 256bitové šifrování dat AES, vodoznaky, vícefaktorové ověřování a protokoly auditu aktivit. 

Výhody použití softwaru VDR

Mezi hlavní výhody používání virtuální datové místnosti patří:

  1. Záruky bezpečnosti dat. Při používání datové místnosti si můžete být jisti, že jsou vaše soubory chráněny. Nejlepší virtuální datové místnosti poskytují nejvyšší úroveň zabezpečení tím, že splňují mezinárodní standardy a umožňují používat pokročilé bezpečnostní funkce. 
  2. Kompletní kontrola správy dokumentů. V datové místnosti máte své dokumenty plně pod kontrolou. Díky sledovacím a analytickým funkcím mohou správci VDR sledovat všechny procesy v rámci platformy a detekovat podezřelé chování. 
  3. Snadný přístup a dostupnost. Uživatelé, kteří mají přístup do virtuální datové místnosti, mohou na svých úkolech pracovat vzdáleně. Navíc VDR podporuje webová rozhraní a mobilní aplikace pro iOS/Android, díky čemuž je práce pohodlná z jakéhokoli zařízení. 
  4. Lepší transparentnost. VDR je řízený prostor, což znamená, že veškerá aktivita je zaznamenávána do protokolu akcí. Údaje ze zpráv o činnosti pomáhají identifikovat chyby a vyhnout se nedorozuměním nebo duplicitní práci.
  5. Snížené náklady. Použití VDR šetří peníze, protože eliminuje potřebu fyzické datové místnosti, vyřizování papírování a cestovní náklady a náklady na ubytování pro kolegy. Navíc pomáhá předcházet finančním ztrátám spojeným s únikem dat. 

Virtuální datová místnost vs. cloudové úložiště

Cloudová úložiště a datové místnosti se liší funkčností, zabezpečením a cenou. Zabezpečení cloudového úložiště je základní, zatímco online datové místnosti nabízejí více funkcí zabezpečení a sledování, stejně jako šifrování a dodržování přísných bezpečnostních standardů. Nástroje cloudového úložiště nemají mnoho funkcí pro správu dokumentů a spolupráci nebo zákaznickou podporu – pro případ, že by se vyskytl problém.

Při řešení složitých transakcí si podniky vybírají řešení virtuálních datových místností kvůli široké škále nástrojů a špičkovým bezpečnostním postupům. Cloudové úložiště je mnohem levnější varianta, zatímco datové místnosti nabízejí různé cenové možnosti, takže si můžete vybrat, co vyhovuje vašemu rozpočtu.

Jaké funkce nabízejí virtuální datové místnosti? 

Většina funkcí VDR zlepšuje pracovní tok a správu souborů. Nejběžnějšími funkcemi jsou integrovaná správa dokumentů, bezpečnostní funkce, možnosti oprávnění, přizpůsobitelné řídicí panely s analýzou a sekce Q&A.

Využitím funkčnosti VDR můžete dosáhnout lepších výsledků a optimalizovat procesy během transakce M&A. Tyto funkce vám umožní efektivněji spravovat a organizovat vaše soubory.

Co je datová místnost pro M&A? 

M&A datové místnosti jsou považovány za bezpečné prostředí pro fúze a akvizice. Důvěrná data lze snadno ukládat a sdílet mezi stranami zapojenými do podnikových transakcí v rámci datové místnosti. Datová místnost pro M&A nabízí uživatelům nezbytnou funkcionalitu umožňující hladkou spolupráci a zefektivnění pracovních postupů. 

Která průmyslová odvětví používají VDR? 

Podniky všech velikostí využívají virtuální datové místnosti. Tento nástroj je ceněn pro vysokou bezpečnost svých obchodních dat – bezpečné sdílení a ukládání dat, zjednodušení online due diligence a fúzí a akvizic. Toto jsou tři nejoblíbenější použití softwaru VDR.

Řešení virtuálních datových místností lze také použít pro následující účely:

  • Získávání finančních prostředků. VDR slouží jako platformy, kde mohou společnosti sdílet své důvěrné informace s potenciálními investory během procesu získávání finančních prostředků. 
  • Týmová komunikace. Datové místnosti zajišťují bezpečnou komunikaci pro všechny členy týmu ohledně různých aspektů životního cyklu obchodu.  
  • Poradenství. Soukromí je pro poradenské firmy nejvyšší prioritou. Datová místnost poskytuje kontrolované prostředí pro sledování uživatelských interakcí.‍
  • Výroba. Nové návrhy a data produktů lze snadno sdílet a diskutovat ve virtuální datové místnosti, což je užitečné pro výrobní průmysl.

Mezi odvětví, která nejčastěji používají software pro virtuální datové místnosti, patří:

  • Technologie. Mnoho technologických společností využívá datové místnosti ke sdílení důležitých dokumentů se vzdálenými týmy. 
  • Investiční bankovnictví. Procesy jako IPO, získávání kapitálu a M&A zahrnují velké objemy dokumentů. Použití virtuálních datových místností proto může tyto transakce usnadnit.
  • Soukromý kapitál a rizikový kapitál. Společnosti v těchto oborech mají často několik obchodů současně. Použití VDR umožňuje týmům organizovat tyto obchody bezpečně a přesně, čímž se snižuje pravděpodobnost chyby. 
  • Právní odvětví. Právní odvětví je známo tím, že zpracovává hory papírování. Používáním elektronických dokumentů se vše mění. Umožňuje uživatelům zefektivnit proces sdílení dokumentů pro různá soudní řízení.  
  • Biologické vědy. Společnosti pracující v odvětví biologických věd vyžadují nejvyšší úroveň zabezpečení pro ukládání souborů pacientů, výsledků klinických studií a dalších citlivých dat. Virtuální datové místnosti poskytují bezpečná řešení, která splňují nejpřísnější bezpečnostní standardy, jako je HIPAA.
  • Startupy. Startupy mohou využívat datové místnosti pro důležité procesy, jako je získávání finančních prostředků. Software datové místnosti navíc umožňuje startupům analyzovat zájmy investorů. 

Jak nastavit software VDR

Nastavení softwaru VDR je přímočaré a jednoduché. Existuje několik důležitých kroků k zajištění připravenosti platformy k použití pro složité transakce. Zde jsou kroky pro přípravu VDR:

  1. Vyberte si datovou místnost, která vyhovuje vašim potřebám. Než se pustíte do jakékoli datové místnosti, musíte se ujistit, že jste našli software, který nejlépe odpovídá vašim požadavkům a splňuje vaše obchodní potřeby.
  2. Vytvořte strukturu souborů pro uspořádání datové místnosti. Doporučuje se vytvořit plán nebo mapu, podle které můžete organizovat a strukturovat datovou místnost. 
  3. Shromážděte a nahrajte potřebné dokumenty. Většina VDR nabízí hromadné nahrávání, což celý proces usnadňuje a mnohem urychluje.
  4. Nastavte úrovně přístupu a oprávnění. Měli byste přesně vědět, kdo je odpovědný za určitý úkol, abyste mu mohli poskytnout přístup ke správným souborům.
  5. Pozvěte své uživatele do datové místnosti. Když nahrajete, uspořádáte a přiřadíte přístupová oprávnění ke svým souborům, můžete začít zvát členy týmu nebo jiné osoby zapojené do transakce do datové místnosti.

Jak najít správného poskytovatele datové místnosti?

Správný poskytovatel datové místnosti nabízí funkce, které odpovídají vašim potřebám. Musíte si určit, co od poskytovatele očekáváte a jakých cílů chcete pomocí tohoto nástroje dosáhnout. Prozkoumejte možnosti funkcí virtuální datové místnosti a rozhodněte se, která nejlépe vyhovuje vašim obchodním potřebám. 

Existuje mnoho platforem pro kontrolu softwaru, kde můžete najít užitečné informace o různých poskytovatelích. Můžete porovnat poskytovatele, kteří vás nejvíce zajímají, a poté se rozhodnout, který pro vás funguje nejlépe. 

Kromě toho si přečtěte recenze nebo zvažte doporučení od jiných profesionálů pracujících ve vašem oboru a zjistěte více o jejich zkušenostech s používáním VDR. 

U některých poskytovatelů datových místností existují určité rozdíly ve funkčnosti, dostupnosti, uživatelském rozhraní a nákladech. Někteří poskytovatelé nabízejí specifické sady funkcí, různé cenové body, bezpečnostní postupy a použitelnost – to jsou klíčové aspekty, které se mohou u jednotlivých poskytovatelů lišit. V dnešní době je na trhu k dispozici tolik možností datových místností, že každá firma může najít takovou, která vyhovuje jejím obchodním potřebám.

Ceny virtuálních datových místností

Cena VDR závisí na několika faktorech, včetně počtu uživatelů, kapacity úložiště a dalších funkcí. Různí poskytovatelé datových místností nabízejí různé cenové plány a možnosti předplatného, takže si můžete najít toho, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám. 

Většina virtuálních datových místností je mnohem dražší než základní nástroje cloudového úložiště. Je to proto, že VDR zajišťují nejvyšší bezpečnostní opatření, mají nepřetržitou zákaznickou podporu a pravidelně aktualizují funkce. Výsledkem je, že většina softwaru pro datové místnosti začíná na přibližně 129 USD měsíčně.

Závěr

Virtuální datová místnost je výkonný obchodní nástroj relevantní pro různá odvětví. Funkce VDR vám umožní zvýšit produktivitu vašeho týmu, zefektivnit váš pracovní postup a zlepšit spolupráci. To vede k pozitivním výsledkům a rychlejšímu uzavírání důležitých obchodů s méně zdroji.